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Manuelle Nachrichten ohne Zeitplan – du sendest sie selbst mit «Senden». Jede hat eigene Empfänger, aufgeteilt in An, Cc und Bcc, einen eigenen Betreff und Text. Über den Pfeil lässt sich jede Nachricht auf eine Zeile zuklappen.
Jede wiederkehrende Nachricht hat eigene Empfänger (An/Cc/Bcc), einen eigenen Betreff und Text sowie einen eigenen Versand-Zeitplan – berechnet relativ zum Druckdatum der Ausgabe.
Nur Abos mit hier angehakten Status zählen in den Export.
Nur für Goetheanum-internen Gebrauch
Freie Zeile, erscheint unten im PDF (ohne Titel). Pro Ausgabe im Druckauftrag überschreibbar.
Feste Zeilen je Export-Produkt (Beschreibung + Anzahl, z. B. „International"). Sie erscheinen oben unter dem jeweiligen Produkt in der Druckauflage und zählen zur Gesamten Druckauflage.
| Zeitpunkt | Empfänger | Betreff | Status |
|---|
| Zeitpunkt | Wer | Typ | Umfang | Zeilen | Datei | Aktionen |
|---|
An diese Adresse geht die Abrechnung, wenn sie im Zahlungsprotokoll versendet wird.
Kopfzeile «Konto» der internen Auszahlungsliste (PDF für Mitarbeiter-Honorare).
Name in der Kopfzeile «Visum»; leer lassen, wenn ohne.
Von dieser Adresse gehen die Honorar-Mails hinaus. Sie muss in Postmark als Absender verifiziert sein. Leer lassen = Vorgabe des Servers (…).
Hierhin gehen Antworten der Autor:innen. Muss nicht verifiziert sein — nützlich, wenn als Absender eine andere Adresse nötig ist. Leer = Antwort an den Absender.
Platzhalter über den «+ Platzhalter»-Knopf im Feld einfügen.
Für Beiträge ohne Honorar: Die Autor:in bekommt nur die Ausgabe als PDF, keine Abrechnung und keine Zahlung. {betrag} und {waehrung} bleiben hier leer.
Ausnahmen kommen jetzt aus Notion: Wer in der Autoren-Datenbank die Checkbox «Redaktion» gesetzt hat, erscheint nicht in der Honorar-Liste und bekommt kein Heft-PDF.
Begleittext zur angehängten Abrechnung. Diese E-Mail wird ausschliesslich im Zahlungsprotokoll ausgelöst («Per E-Mail senden») — sie hängt nicht mehr am Versand einer einzelnen Autoren-E-Mail. Die Platzhalter beziehen sich darum auf die Liste: {bezeichnung} und {ausgabe} nennen den Umfang, {autor} und {betrag} bleiben leer.
Rechnungen von Kunden mit «Papierrechnung» oder ohne echte E-Mail-Adresse (Platzhalter «NoEmail…»): auswählen und als ZIP per E-Mail an die Empfänger der Vorlage verschicken. Der Versand markiert die enthaltenen Rechnungen automatisch als versendet.
| Rechnung | Kunde | Erstellt | Fällig | Betrag | Status | ZIP | Zoho |
|---|
Diese Nachricht geht mit dem Sammel-ZIP an die unten eingetragenen Adressen, sobald im Reiter «Rechnungen» auf «Als ZIP verschicken» geklickt wird. Platzhalter: {anzahl}, {rechnungen}, {datum}, {dateiname}.
Die Testmail geht nur an diese eine Adresse, mit einem Beispiel-ZIP — es wird nichts archiviert und keine Rechnung als versendet markiert.
Alle verschickten Sammel-ZIPs — mit Datum, Empfängern und der Nachricht, die mitgegangen ist. Ein ZIP kann jederzeit erneut heruntergeladen werden.
| Datei | Verschickt | Rechnungen | Downloads |
|---|
Kontoauszug im Format camt.053 (ISO-20022-XML) in das oben gewählte Zoho-Bankkonto importieren. Bereits importierte Eingänge werden übersprungen.
Kontoauszug im Format camt.053 in eine CSV-Datei umwandeln (Banana-Importformat). Läuft rein im Browser — es wird nichts hochgeladen. Mehrere Dateien auf einmal sind möglich.
Alle Ausgaben aus der Notion-Ausgaben-Datenbank, mit den ihnen zugeordneten Artikeln aus der Produktionstabelle.
Alle Artikel aus der Notion-Produktionstabelle, die einer Ausgabe zugeordnet sind.
Autorinnen und Autoren aus Notion. Die Zoho-ID verbindet einen Autor mit seinem Zoho-Kunden — nur Autoren mit Zoho-ID können als Belegexemplar-Empfänger einer Ausgabe übernommen werden.
Anzeigekunden aus Notion. Sobald ein Kunde dort eine Zoho-ID erhält, erscheint sie hier und der Kunde kann als Belegexemplar-Empfänger übernommen werden.
Eine Vorlage speichert Betreff und Text. «Verwenden» legt daraus einen neuen Entwurf an. Neue Vorlagen entstehen im Editor mit «Als Vorlage speichern».
Diese Adressen erhalten keine Rundschreiben «Nach Kategorie». Einzelmails an sie sind weiterhin möglich. Gesperrt heisst: Postmark konnte nicht zustellen oder die Person hat die E-Mail als Spam gemeldet.
Jeder erzeugte Mahnungs-Download wird hier mit Erstellungsdatum archiviert und kann jederzeit erneut heruntergeladen werden.
Verfügbare Platzhalter:
Erkannte Felder erscheinen in den Gruppen Kundendaten / Abonnement; nicht erkannte darunter zum manuellen Zuordnen. ★ = Pflichtfeld
Pro Kunde: zugehöriger Zoho-Kunde, oder „wird angelegt". «Ändern» öffnet die Kundensuche; «Importieren» übernimmt nur diese Zeile.
Einmal je Plan: wird das Zoho-Produkt gefunden? Sonst «Zuordnen» öffnet die Plansuche.
Übersicht je Person. Nur angekreuzte Zeilen werden importiert — bei einem Datenkonflikt (z. B. abweichende Adresse) die Zeile abwählen. Fehlende Zoho-Daten (grün) werden beim Import automatisch ergänzt.
Datensätze, die es in Zoho nicht mehr gibt. Die App löscht sie nicht, weil sie mit anderen Quellen verknüpft sein können. Sie bleiben in den Listen (Kunden, Abonnenten, Rechnungen, Produkte) mit dem Hinweis «Nicht mehr in Zoho» und zählen in keiner Berechnung mehr mit: Statistik, Übersicht, Zahlungsabgleich, Mahnungen, Druckauftrag. Markiert wird nur, was Zoho selbst als gelöscht meldet oder auf Nachfrage bestätigt. Taucht ein Datensatz in Zoho wieder auf, verschwindet der Hinweis von selbst.
Protokoll der zuletzt eingegangenen Webhooks (Zoho, Notion). Jeder gültige Hook wird in eine Queue gestellt und im Hintergrund verarbeitet: in Queue… → ok bzw. Fehler. Abgelehnte Hooks (falsches Secret/Signatur) erscheinen als abgelehnt.
In Notion unter Integration → Webhooks → Create a subscription diese URL eintragen. Notion schickt dann ein Verification token hierher — es erscheint unten und wird ins Feld «Verification token» kopiert.
| Name | Rolle | Berechtigungen |
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Abonnenten-Views bündeln Pläne und legen fest, wie die Tabs in der heruntergeladenen Abonnenten-Excel gebildet werden. Benutzer werden in der Benutzer-Tabelle einer oder mehreren Views zugewiesen.
Websites und Apps, die den Bilder-Dienst nutzen dürfen. Ein neuer Schlüssel wird nur ein einziges Mal angezeigt.
Jede Zugangsprüfung, die eine Website anfragt: für wen, mit welchem Ergebnis, und welche Abos dabei zählten oder nicht.
Öffentliche Module für alle Benutzer ein- oder ausblenden. Ausgeblendete Module verschwinden aus der Seitenleiste aller Benutzer (auch für Admins).
Spiegeldaten zwischen zwei Installationen übertragen — Abonnenten (Zoho-Kunden) und Abonnements. Auf der Quell-Installation exportieren (lädt eine .json.gz-Datei herunter), auf der Ziel-Installation diese Datei importieren. Der Import läuft auf dem Server (Browser darf geschlossen werden) und ist wiederholbar (idempotent): Vorhandenes wird aktualisiert, nichts wird gelöscht.
Funktionen in Entwicklung. Sie können sie hier für sich einschalten – die Einstellung gilt nur für Sie in diesem Browser.
Die E-Mail geht nur an die hier gewählten Personen — mit [TEST] vor dem Betreff. Der Entwurf bleibt unverändert.
Nur Felder, bei denen Zoho bereits einen abweichenden Wert hat. Zum Klären/Screenshot an den Kundendienst. Optional: angekreuzte Felder mit dem Datei-Wert nach Zoho überschreiben (Spiegel aktualisiert sich danach).
Welche Abonnenten-Views diese Person sehen und als Excel herunterladen darf. Keine Auswahl = alle Abonnenten (keine Einschränkung).
Person suchen oder eine beliebige E-Mail-Adresse eingeben. Sie wird als Mitarbeiter hinzugefügt; Rolle und Module lassen sich danach in der Tabelle anpassen.